Tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Yrityksen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 24.10.2024. Viimeisin muutos 24.10.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan SETA – Sinuiksi ry
Näsilinnankatu 48 E, 33200 Tampere
Y-tunnus: 0508167-1
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Mico Ylimäki, tietosuojavastaava
040 510 7488
3. Rekisterin nimi
Yhdistyksen jäsenrekisteri, hallituksen jäsenrekisteri, vertaisohjaaja- ja vapaaehtoisrekisteri, tilastointirekisteri, sidosryhmärekisteri, työntekijärekisteri, ilmoittautumis- tai osallistujarekisteri, avainrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tietoja voidaan kerätä rekisteriin henkilön suostumuksen perusteella. Vapaaehtoinen kuittaa tietonsa ja niiden käsittelyoikeuden allekirjoituksella tai suullisesti tilanteessa, jossa vapaaehtoistyö alkaa. Vertaisohjaajat allekirjoittavat sopimuksen vertaisohjaamisesta tai antavat suostumuksensa muutoin kirjallisesti (esimerkiksi sähköpostilla tai viestillä). Vertais- ja vapaaehtoisista kerätään nimitiedot sekä yhteystiedot (sähköposti ja puhelinnumero). Liikenteenohjaajista kerätään rekisteriin henkilötunnukset poliisiviranomaisen ohjeiden mukaisesti.
Hallituksen jäsenistä rekisteri. Hallituksen jäsenistä kerätään lain (Yhdistyslaki) edellyttämät tiedot. Hallituksen jäsenet ovat yhdistyksessä päättävässä asemassa ja vastuullisia, joten hallituksen jäsenistä on kerättävä oma rekisterinsä. Tietoja käytetään päätöksenteon tukena, vastuukysymyksissä ja sen osalta kuin ne ovat julkisia.
Työntekijöiden tietoja kerätään työsopimuslain ja työaikalain mukaisiin tarkoituksiin. Työntekijöistä kerätään työsopimuslain edellyttämät tiedot.
Jäsenistä kerätään jäsenrekisterin ylläpitämiseen (Yhdistyslaki) edellyttämät tiedot, kuten nimi ja yhteystiedot. Sidosryhmärekisteriin kerätään nimi ja mahdolliset yhteystiedot.
Asiakastyöstä ei tehdä kirjauksia, mutta asiakaskäynnit tilastoidaan anonyymisti. Tällöin henkilötietoja ei käsitellä.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin. Tietoja voidaan käyttää markkinointiin tai muuhun yhteydenpitoon.
Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joille niihin on erikseen määritelty oikeus. Järjestössä on sekä työsuhteisia toimihenkilöitä että hallituksen jäseniä, joille oikeus on annettu.
5. Rekisterin tietosisältö
5.1. Hallituksen jäsenrekisteri
- Henkilön nimi, henkilötunnus, asema (yhdistyksessä ja hallituksessa), yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), Discord-profiili sekä muut mahdolliset viestintäkanavien profiilitiedot. Tietoja säilytetään 150 vuotta.
5.2. Työntekijärekisteri
- Henkilön nimi, henkilötunnus, asema, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tilinumero, Discord-profiili sekä muut mahdolliset viestintäkanavien profiilitiedot, sosiaalisen median profiilitiedot. Tietoja säilytetään 10 vuotta.
5.3. Vertaisohjaaja- ja vapaaehtoisrekisteri
- Henkilön nimi, tieto toiminnan aloittamisajankohdasta (vapaaehtoistoiminta ja/tai vertaisohjaajatoiminta) henkilötunnus (pääasiassa alaikäisten kanssa työskennellessä), yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite). Tiedot anonymisoidaan, kun vertaisohjaajan ja/tai vapaaehtoisen tehtävät päättyvät yhdistyksessä.
5.4. Yhdistyksen jäsenrekisteri
- Henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite). Tiedot poistetaan, kun jäsenyys päättyy.
5.5. Sidosryhmärekisteri
- Henkilön nimi, asema, organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet ja laskutustiedot. Tiedot poistetaan, jos niille ei ole ollut 5 vuoteen käyttöä.
5.6. Ilmoittautumis- tai osallistujarekisteri
- Henkilön nimi, asema, organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet ja laskutustiedot tai henkilötunnus (maksullisissa koulutukissa). Tiedot anonymisoidaan vuoden kuluttua.
5.7. Avainrekisteri
- Henkilön nimi, yhteystiedot. Tiedot poistetaan viimeistään kahden vuoden jälkeen avaimen takaisin luovutuksesta.
5.8. Rekisteri liikenteenohjaajista
- Henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), Tiedot anonymisoidaan vuoden kuluttua tapahtuman päättymisestä, jossa liikenteenohjaaja on toiminut.
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
Henkilötietolain (523/1999) 11 § mukaisia arkaluonteisia tietoja ei käsitellä tai kerätä rekistereihin. Henkilötunnusta käsitellään ainoastaan asianomaisen yksiselitteisellä suostumuksella. Henkilötunnusta käsitellään ainoastaan Henkilötietolain (523/1999) 13 § kuvaamissa tilanteissa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisterissä olevan kanssa.
Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden sekä luottamushenkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).